Пролог: первый звонок

– Здравствуйте, я из компании, которая занимается ремонтом авиационных шин и продажей запчастей. Нам хотелось бы перейти на «1С:ERP».

Звонит молодая девушка, ИТ-специалист компании, только что прошедшей через разделение бизнеса. По её словам, им нужно срочно разделять ресурсы, вести раздельный учёт, поскольку все у них мучаются, продолжая работать в старой базе, общей с бывшими партнёрами.

И бухгалтерам уже надоело по ночам сводить корректировки по НДС и ловить ошибки в отчётности. Старые формы УПД и счетов-фактур не соответствуют актуальным требованиям – клиенты возвращают документы с пометками «Исправьте формат». А отдел продаж при этом живёт в цикле «копировать–вставить»: те же заказы, те же документы, те же ошибки. Всё оформляется вручную, статусы теряются, и разозлённые клиенты звонят с вопросами: «Так наш заказ вообще в работе или нет?».

Разделённая компания явно не справляется с работой, старая система сбоит, срочно нужно перемены.

– Сможете оперативно посчитать, сколько стоит перейти на ERP, если перенести только регламентированный учёт? – спрашивает эта девушка у нас.

Мы посчитали. Отправили расчёт. И тишина…

Год спустя

Прошел почти год. Начало весны.

Новая почта – знакомое название компании в теме письма. Но теперь пишет не ИТ-специалист, а главный бухгалтер: «Нам нужно срочно переходить на ERP. УПП снимается с поддержки, а отчётность сдавать уже через месяц».

Перезваниваем. Голос главбуха уверенный, она без всяческих сомнений подтверждает срочность своего письма.

– Вы ведь обращались к нам раньше? Ну, не вы конкретно, а ваша компания.

– Да. Тогда не получилось. Айтишница наша ушла, и всё заглохло. Сейчас нам необходимо перевести на ERP бухгалтерию и налоги, а потом остальной бизнес.

В этот момент стало ясно: проект не просто вернулся — он наконец-то созрел.

Первая очередь: пожарная команда

На календаре конец марта. До отчётности – пара недель. Входим в положение, быстро обновляем расчёт и согласовываем график.

К середине апреля уже выполнили перенос остатков на 1 января и всех документов за первый квартал.

Бухгалтерия вздохнула, но ненадолго:

– Проверяю перенос. Всё, что можно, сверяю вручную. У меня такое чувство, что я живу в «1С», – нервно смеётся главный бухгалтер в одном из звонков.

Постепенно становится ясно: ей нужна не просто новая система,ей нужна управляемая структура проекта. Кто-то, кто будет следить за сроками, задачами, коммуникациями.

Готовим для них дорожную карту, разбиваем работу на этапы, назначаем ответственных.С этого момента проект стал похож не на «тушение пожара», а на взлётную полосу.

Предпроектное обследование: находим болевые точки

Чтобы не двигаться наугад, проводим обследование процессов и серию встреч по моделированию. И тут нужны не просто совещания – скорее, честные разговоры о том, что болит. Таким образом на одной из встреч закупщик признался:

– Каждый поставщик шлёт нам свои экселевские таблицы, у всех разные наименования товаров, потом ищи долго, сверяя все таблицы, где нужный нам товар.

Менеджер добавила своей боли:

– А цены приходится копировать вручную. Один неверный ноль — и заказ летит в трубу!

Бухгалтерия также пожаловалась:

– На каждый заказ – акт, отчёт, УПД… всё вручную. Пока оформим один комплект – уже следующий на подходе.

Вот это и важно – услышать от клиента искренние запросы, из их каждодневной реальности. Мы фиксировали каждую боль, систематизировали пожелания, проводили демонстрации типовой ERP и показывали, как можно иначе.

После нескольких таких честных разговоров картинка стала ясной. Проблема была не в людях, а в разрозненных процессах.

Тогда мы предложили:

• единое пространство для заказов, производства и отчётов;
• автоматическую загрузку прайсов и подстановку цен;
• учёт номенклатуры поставщика, чтобы больше не искать товар вручную;
• генерацию полного комплекта документов в один клик.

После демонстрации, как ERP сама собирает документацию, в комнате повисла короткая пауза, а потом кто-то тихо сказал:

– Вот так бы всегда – без беготни и ручных правок.

Так родилась идея АРМ «Производство» – рабочего места, где всё связано:

заказ клиента → планирование → производство → отгрузка.

А следом появилась и концепция АРМ «Закупки», чтобы закупщики могли работать без хаоса таблиц и ручных исправлений.

Разработка: строим систему под бизнес

Когда проект перешёл в стадию разработки, мы приступили к воплощению решений, которые сформировались на встречах по моделированию. Пользователи активно участвовали: комментировали макеты, уточняли детали, предлагали идеи. Каждая новая демонстрация превращалась не просто в проверку функционала, а в живой диалог.

– А если сюда добавить кнопку, чтобы сразу переходить к отчёту?

– Можно, но тогда лучше предусмотреть фильтр по этапам производства, – отвечал наш аналитик.

Так шаг за шагом типовой документооборот превращался в понятный, компактный процесс. Вместо множества разрозненных форм появилось одно окно, где весь цикл – от заказа до отгрузки – виден целиком.

Когда мы показали, как ERP теперь автоматически формирует акты и УПД, бухгалтеры расплылись в улыбке.

Ну, и мы порадовались – именно ради этого и затевалась вся доработка:чтобы система не мешала людям работать, а помогала им делать всю их работу быстрее и проще.

Параллельно мы создали АРМ «Закупки» – единое пространство для работы с поставщиками. Теперь система сама анализирует потребности, подбирает аналоги, загружает прайс-листы и подставляет актуальные цены.

Бухгалтерия получила инструмент учёта товарного долга по давальческим материалам и новые отчёты, которые показывают движение каждого компонента по всей цепочке ремонта. Им больше не нужно вручную искать, что и куда передано – всё видно в реальном времени.

Тесты и новые задачи

Когда функционал был готов, мы развернули тестовую среду и пригласили пользователей.Эксперт нашей компании провёл демонстрацию, собрал замечания – всё шло по плану.

Во время подготовки к запуску мы подошли к вопросу переноса справочников номенклатуры и спецификаций. Архитектура старой УПП не соответствовала логике ERP: вместо характеристик теперь использовались серии, а вместе с ними появилась возможность полной прослеживаемости деталей и материалов.

Мы сразу понимали, что писать правила переноса будет дороже и дольше, чем сделать это вручную. Поэтому решили, что пользователи перенесут справочники самостоятельно – объём был сравнительно небольшой: около 800 позиций номенклатуры и 250 спецификаций. Но в процессе главный бухгалтер обратилась к нам с просьбой:

– Лучше сделайте вы, чтобы было аккуратно и по всем правилам.

Наши специалисты перенесли данные вручную, соблюдая новую структуру и принципы формирования реквизитов. Заодно обновили ресурсные спецификации – тоже вручную, но чисто, без ошибок и с полной сопоставимостью данных.

После этого осталось последнее – заменить остатки. Совместно с главным бухгалтером мы оформили документ замены номенклатуры – в нём старые позиции были сопоставлены с новыми элементами справочника, чтобы корректно перенести остатки.Мы назначили дату запуска – и к этому моменту система была полностью готова к работе.

Запуск

После финальной проверки данных и подготовки остатков мы согласовали дату перехода.К этому моменту система была готова, пользователи обучены, но все понимали – впереди адаптация и множество мелких вопросов.

Переход шёл постепенно. Сначала в ERP начали работать отдел продаж и производство: формировали заказы, проверяли статусы, отрабатывали первые этапы. Через несколько дней подключились снабженцы и бухгалтерия. Каждый отдел в новой системе осваивался по-своему и вместе с этим у пользователей появлялись уточнения, предложения, звонки:

– А можно, чтобы в отчёте добавилась эта колонка?

– А здесь бы кнопку, чтобы не искать в списке…

Мы фиксировали всё, дорабатывали, выкатывали мелкие улучшения. Это были обычные рабочие дни – много звонков, уточнений и поддержки, когда важна не скорость, а качество работы и уверенность пользователей.

Постепенно система вошла в рабочий ритм. ERP взяла на себя рутину – автоматическое формирование документов, прослеживаемость материалов, контроль статусов.А пользователи привыкали доверять ей: больше не держать всё в голове, не искать данные в разных файлах, а просто работать.

Финал: после шторма

Мы почти уложились в плановые сроки.

Главный бухгалтер наконец-то вздохнула спокойно – ночные сверки закончились, корректуры по НДС остались в прошлом.

Сейчас все подразделения этой компании работают в ERP. Система стала частью ежедневной рутины: привычной, надёжной, без лишней суеты. Пользователи перестали воспринимать её как нечто новое – просто делают свою работу, а ERP помогает им делать её правильно.

Мы продолжаем сопровождать проект: добавляем отчёты, упрощаем интерфейс, обучаем новых сотрудников. Каждое небольшое улучшение – шаг к тому, чтобы система ещё точнее отражала реальные бизнес-процессы компании.

Ключевые результаты проекта:

• процесс от приёмки заказа до реализации стал прозрачным и управляемым;
• время обработки заказов в системе сократилось вдвое;
• ошибок при оформлении документов стало на 70% меньше;
• уровень автоматизации вырос с 30% до 80%.

Эпилог

Эта история, начавшаяся с усталости всех сотрудников данной компании и хаоса в их процессах, закончилась управляемостью и уверенностью. Теперь за каждым заказом, документом и цифрой стоит выстроенный процесс, а не героизм каждого отдельного сотрудника.

АВТОР: генеральный директор группы компаний «Формула» Ольга Васильева